Du suchst nach einer Möglichkeit in kürzerer Zeit mehr zu erreichen? Mit dem Eisenhower-Prinzip ist das möglich. Nachfolgend stelle ich dir die Funktionsweise des Eisenhower-Prinzips vor.

Einstieg in effektives Zeit- und Projektmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

Durch meine Arbeit mit Startups werde ich häufig gefragt, wie ich meinen Arbeitstag organisiere und welche Methoden ich Startup-Gründern empfehlen kann. Obwohl ich der Meinung bin, dass es keine perfekte Zeit- oder Projektmanagement-Methode gibt und jeder für sich den besten Weg finden muss, rate ich dennoch gerne zum Eisenhower-Prinzip.

Das Eisenhower-Prinzip ist einfach in der Umsetzung und die vermittelten Inhalte sind für Gründer fundamental, sodass es insbesondere zum Einstieg sinnvoll ist, sich mit dem Eisenhower-Prinzip vertraut zu machen.

Wie sieht die Eisenhower-Matrix aus?

Dwight D. Eisenhower war Alliierten-General und von 1953 bis 1961 Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ihm wird nachgesagt, dass er im Vergleich zu anderen Menschen außergewöhnlich produktiv und effektiv arbeitete. Diese Effektivität basierte auf einem einfachen Prinzip, das heute seinen Namen trägt.

Aufgaben werden anhand der Kategorien “Wichtigkeit” (wichtig / nicht wichtig) und “Dringlichkeit” (dringend / nicht dringend) priorisiert. Die Umsetzung in der Praxis ist wirklich sehr einfach: Du legst eine Tabelle mit den Spalten “DRINGEND” und “NICHT DRINGEND” sowie den Zeilen “WICHTIG” und “NICHT WICHTIG” an. Aus den Kombinationsmöglichkeiten entstehen vier Quadranten mit unterschiedlichen Bearbeitungsstrategien. Die Tabelle wird auch als Eisenhower-Matrix bezeichnet.

Die vertikale Achse entspricht der Wichtigkeit, die von “unwichtig” nach “wichtig” verläuft. Die horizontalen Achse stellt die Dringlichkeit dar. Dabei gibt es unterschiedliche Darstellungsweisen:

Ich persönlich favorisiere die erste Variante, in der sich die wichtigsten und dringendsten Aufgaben im ersten Quadranten (links oben) befinden. Diese Reihenfolge entspricht dem westlichen Lesefluss.

Doch: Da es sich bei der Eisenhower-Matrix um ein Hilfsmittel handelt, ist im Grunde keine Darstellung richtiger als die andere. Das Ziel der Methode ist es, ein effektives Handlungsschema für die Priorisierung deiner Aufgaben zu schaffen.

Im Folgenden erkläre ich, das Handlungsschema der vier Quadranten.

Eisenhower-Prinzip – Quadrant 1:  wichtig & dringend

Dringende und wichtige Aufgaben benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit. Du solltest diese Aufgaben nicht aufschieben oder delegieren. Stattdessen solltest du sie direkt selbst erledigen.

Was gilt als wichtige Aufgaben? Das kommt auf deine Situation und deine Zielsetzung an. In der Regel sind wichtige Aufgaben jene, die dir dabei helfen, deine persönlichen oder beruflichen Ziele zu erreichen. Dingend sind Aufgaben, wenn die Erledigung zeitnah erfolgen muss.

In der Literatur wird oft darauf hingewiesen, dass durch geeignetes Zeitmanagement wichtige Aufgaben niemals dringend werden. Die Autoren unterschlagen dabei, dass insbesondere unvorhersehbare Ereignisse dazu führen, dass wichtige Aufgaben dringend werden.

Dennoch ist es richtig, dass du viele Aufgaben aus dem Quadrant 1 im Idealfall bereits abarbeiten solltest, wenn sie noch im Quadrant 2 stehen. Ein Beispiel: Deine Steuererklärung gibst du im besten Fall mindestens einen Monat vor Ablauf der Einreichungsfrist ab. Dadurch wird diese Aufgabe nicht dringend.

Eisenhower-Prinzip – Quadrant 2: Termine setzen & selbst erledigen

Aufgaben, die langfristig wichtig sind, aktuell aber nicht dringend erscheinen, werden leider gerne unterschätzt. Das Gute ist: Da die Aufgaben noch nicht dringend sind, hast du die Möglichkeit, diese entsprechend deines Terminkalenders sinnvoll zu planen.

Eine sorgfältige Zeitplanung hilft dir dabei, dass Aufgaben aus dem zweiten Quadranten nicht dringend und somit zu Aufgaben des ersten Quadranten werden. Im Optimalfall sollten sich die meisten deiner notierten Aufgaben in Quadrant 2 befinden.

Bevor du eine Aufgabe in den zweiten Quadranten der Eisenhower-Matrix einträgst, solltest du genau darüber nachdenken, ob sie wirklich wichtig ist. Frage dich, was passieren würde, wenn du die Aufgabe nicht erledigst. Wenn keine große Konsequenz daraus folgt, dann hat die Aufgabe den Status “nicht wichtig”.

Du solltest dich außerdem fragen, ob dich die Erledigung der Aufgabe deinen Zielen näher bringt. Eine unwichtige dringende Aufgabe wirkt durch die Dringlichkeit oft wichtig. Sie gehört jedoch nicht in den zweiten, sondern in den dritten Quadranten!

Eisenhower-Prinzip – Quadrant 3: delegieren

Aufgaben, die nicht auf deine eigenen Ziele einzahlen, gelten beim Eisenhower-Prinzip als unwichtig. Sie können dennoch dringend sein, wenn die Aufgaben für andere Personen wichtig sind. Viele E-Mails sind beispielsweise dringend, da jemand auf eine Antwort wartet, jedoch oft unwichtig für deine Ziele.

Damit du dich auf deine eigenen Ziele und Aufgaben konzentrieren kannst, solltest du Aufgaben, die bestens von anderen ausgeführt werden können, auch von anderen ausführen lassen, also delegieren. Allerdings ist damit nicht gemeint, dass eine andere Person deine Arbeit erledigt.

Leider wird dieses irreführende Bild, dass ein fauler Manager ein guter Manager ist, immer häufiger in Managementliteratur propagiert. Ein solches Verhalten halte ich für unmoralisch und egoistisch. Wenn alle Mitarbeiter versuchen, als “gute” Manager ihre Aufgaben an andere Personen zu delegieren, kann das langfristig schädlich für eine Organisation sein.

Richtig delegieren bedeutet viel mehr, dass du lernst dich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, dass du nicht unnötigerweise die Arbeit für andere übernimmst und lernst Aufgaben abzugeben. Es geht nicht darum möglichst viel eigene Arbeit abzuwälzen, sondern sich der Dinge und Aufgaben zu entledigen, die besser von anderen Personen erledigt werden können.

Wichtig: Achte beim Abgeben von Aufgaben darauf, dass diese wirklich abgeschlossen werden.

Eisenhower-Prinzip – Quadrant 4: nicht bearbeiten

Aufgaben im vierten Quadranten solltest du ignorieren. Lasse sie unbearbeitet, da sie reine Zeitfresser sind. Sie bringen dich deinen Zielen nicht näher und besitzen keinen Mehrwert für andere Personen.

Leider wird oft unbemerkt viel Zeit für Aufgaben aus dem 4. Quadranten verschwendet. Beispielsweise beim gedankenlosen Surfen im Internet, beim Scrollen durch Facebook, Instagram oder YouTube.

Zusätzlich existieren Quadrant 4 Aufgaben, die schnell Ergebnisse zeigen und dir somit das Gefühl vermitteln produktiv gewesen zu sein. Dein Belohnungssystem im Gehirn wird dadurch stimuliert, sodass du wichtige und dringende Aufgaben lieber vor dir her schiebst. Dieses Verhalten bezeichnet man als Prokrastination (lateinisch für “Aufschieben”).

Den Tisch aufräumen, Dokumente sortieren oder die stundenlange Suche nach einer perfekten Schriftart für eine Präsentation sind typische Beispiele für die sogenannten Alternativ-Tätigkeiten.

Aufgaben in Quadrant 4 lassen sich nie vollständig eliminieren. Allerdings solltest du dir über die negativen Folgen bewusst sein und deine Zeitverschwendung auf ein Minimum reduzieren.

Fülle deine Eisenhower-Matrix aus!

Mit dem einfachen Prinzip, Aufgaben in Quadranten mit unterschiedlichen Bearbeitungsstrategien einzusortieren, kannst du deine Produktivität leicht um ein Vielfaches erhöhen. Je öfter du mit dem Eisenhower-Prinzip arbeitest, desto selbstverständlicher wird es für dich. Beginne am besten direkt mit dem Ausfüllen deiner persönlichen Eisenhower-Matrix! Dazu benötigst du nur einen Stift und ein Blatt Papier, auf das du die vier Quadranten einzeichnest oder bestelle das Eisenhower-Journal mit der Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips und weiteren Methoden zur Steigerung deiner Produktivität.